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hr-easy audit Revision und Qualitätssicherung für SAP HR |
Sie benötigen eine Revisionsmöglichkeit, die über das 4-Augen-Prinzip der SAP hinausreicht, damit Sie Änderungen an Infotypen mit einer von Ihnen festgelegten Häufigkeit erfassen und an einen Revisor zur Prüfung weiterleiten können?
Der SAP-Standard unterstützt die Belegschreibung und das 4-Augen-Prinzip. Das 4-Augen-Prinzip bringt jedoch Einschränkungen mit sich. So ist bei der asymmetrischen Variante kein gegenseitiges Entsperren durch mehrere Sachbearbeiter möglich, während bei der symmetrischen Variante keine Sätze gelöscht werden können. Beide Varianten sind mit einem hohen Prüfaufwand verbunden, da jeder Satz einzeln entsperrt werden muss, bevor eine Änderung wirksam wird. Eine fachliche Prüfung kann aufgrund der geänderten Daten ohne Weitergabe der zugehörigen Personalakte nur schwer erfolgen.
Unser hr-easy audit ermöglicht eine zentrale Prüfung von Stammdatenänderungen durch einen Revisor, über die Einrichtung verschiedener maschinell unterstützter Stichprobenverfahren. Aufgrund des Stichprobencharakters wird der zeitliche Prüfungsaufwand verringert. Darüber hinaus wird eine höhere Qualität durch die fachliche Prüfung gewährleistet. Das Risiko „blinde Abrechnungsfälle“ anzulegen wird minimiert, da niemand weiß, wann eine Eingabe in die Stichprobe fällt.
hr-easy audit kann über Customizingeinstellungen optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden. Sie können die Stichprobenverfahren für die Revisionsprüfung individuell gestalten, indem Sie z. B. unterschiedliche Stichproben für verschiedene Sachbearbeitergruppen definieren und diesen gezielt eigene Häufigkeitsfrequenzen zuordnen. Mehrere unabhängige Stichproben (z. B eine erste Stichprobe durch die Gruppenleiter und eine zweite Stichprobe durch eine zentrale Stabsstelle für fachliche Qualitätssicherung) sind möglich. Jeder Stichprobe wird eine eigene Häufigkeitsfrequenz zugeordnet, anhand der automatisch ermittelt wird, ob eine Stammdatenänderung in die Stichprobe fällt. Mittels einer Versandsteuerung können außerdem Versandart, Protokollierung und Information des Sachbearbeiters festgelegt werden.
Mit der Versandart bestimmen Sie, auf welchem Weg der Prüfer einen Beleg über die zu prüfende Eingabe erhalten soll. Hierfür steht der Ausdruck auf einem festgelegten Drucker oder der Versand als SAPOffice-Mail zur Verfügung. Soll der Prüfvorgang protokolliert werden, wird in einer Protokolltabelle ein Satz mit Informationen über den Stichprobenempfänger, den geänderten Infotyp und die Art der Änderung abgelegt. Außerdem kann vom Prüfer ein Bearbeitungsvermerk in der Tabelle eingetragen werden (Dokumentation der Prüfung). Der Sachbearbeiter kann mittels eines Popup-Fensters informiert werden, dass die von ihm durchgeführte Änderung für die Revisionsprüfung ausgewählt wurde (z. B. mit dem Hinweis, die Personalakte an einen Prüfer weiterzugeben).
Zudem bieten die mittels hr-easy audit erzeugten SAPOffice-Mails dem Revisor zum einen die Funktionalität, direkt in den geänderten Infotyp bzw. die durchgeführte Maßnahme zu springen, zum anderen kann er auch in die Protokolltabelle verzweigen, um dort die Überprüfung zu dokumentierten.